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Adjoint(e) exécutive juridique droit des affaires - Cabinet National

Montreal

Description du poste

Description du poste

Vortex Stratégie & recrutement est activement à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutive juridique pour son client, un important et très réputé cabinet d’avocats national basé au centre-ville de Montréal.

Relevant du chef de pratique en droit des affaires du bureau de Montréal, vous contribuez à la gestion et la pratique du chef du secteur, par le biais de soutien administratif et de secrétariat, permettant d’offrir un meilleur service aux clients.

Votre rôle et responsabilités

  • Corriger et mettre en page des documents (lettres, notes de service, notes au dossier, opinions, procédures, etc.);

  • Demander divers travaux d’imprimerie et de numérisation de documents;

  • Préparer du matériel lorsque le professionnel du droit est conférencier (Power Point);

  • Ouvrir des nouveaux dossiers;

  • Faire un suivi des appels internes et externes lorsque requis;

  • Initier des appels conférence;

  • Gérer l’agenda du professionnel du droit;

  • Classement et archivage de courriels;

  • Réserver de voyages, automobiles, hôtels et restaurants;

  • Réserver de salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;

  • Commander de repas, breuvages et autres ;

  • Rencontres mensuelles du groupe droit des affaires :

    • Gestion du calendrier des rencontres;

    • Réservation de salle;

    • Envoi des invitations ;

    • Commande des repas;

    • Réservation d’équipement audio-visuel;

    • Accueil des conférenciers.

  • Préparer des demandes de recherches de conflits et les acheminer aux personnes concernées;

  • Faire un suivi journalier des entrées de temps et les inscrire ou les réviser dans le système;

  • Réviser et valider des entrées de temps de façon hebdomadaire et mensuelle;

  • Préparer la facturation mensuelle;

  • Suivi auprès des clients pour les comptes recevables;

  • Préparer des comptes de dépenses, les faire approuver lorsque requis et faire le suivi;

  • Préparer des demandes de chèques ou transferts bancaires du compte en fidéicommis;

Exigences

  • Posséder un minimum de 7 ans d’expérience comme adjointe exécutive au sein d’une grande entreprise;

  • Parfaitement bilingue (Français et anglais parlé et écrit);

  • Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples ;

  • Habileté à prendre des initiatives et travailler de façon autonome avec un minimum de supervision;

  • Habiletés de communication orales et écrites dans les 2 langues;

  • Connaissances des logiciels bureautiques, incluant un niveau de connaissance intermédiaire du logiciel Excel;

  • Capacité de travailler en équipe;

  • Souci du détail;

Les avantages

  • Salaire très concurrentiel selon votre expérience de travail;

  • 22 jours de vacances dès l’embauche

  • Assurances collectives dès la votre 1ère journée

  • Régime de retraite

  • Mode de travail hybride;

  • Compte santé

  • Et beaucoup plus.

 

*Le masculin est utilisé afin d’alléger le texte