Adjoint(e) exécutif(ive) Junior, Affaires corporatives et communications

Description du poste

Vortex Stratégie & Recrutement est activement à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ive) de niveau Junior pour soutenir un vice-président principal, Affaires corporatives et Communications, au sein d’une organisation d’envergure.

Relevant directement du vice-président principal, la personne en poste agira comme véritable bras droit stratégique et opérationnel. Elle jouera un rôle central dans la fluidité des opérations administratives, la coordination des activités de représentation et le maintien de relations avec de multiples parties prenantes, notamment gouvernementales.

Il s’agit d’un rôle à haute valeur ajoutée, nécessitant rigueur, jugement, discrétion et une grande capacité d’anticipation.

Votre rôle et responsabilités

Gestion administrative stratégique (environ 40 %)

• Assurer la gestion complète et proactive de l’agenda du vice-président principal, incluant la priorisation des rencontres et la coordination des disponibilités ;

• Préparer, réviser et mettre en forme les documents requis (présentations, notes d’information, correspondances, rapports) ;

• Organiser les déplacements d’affaires (réservations, logistique, itinéraires) ;

• Assurer un suivi rigoureux des dossiers administratifs et des échéanciers ;

• Gérer les notes de frais, les commandes, les factures et la documentation administrative courante.

Organisation de réunions et d’événements (environ 25 %)

• Planifier et coordonner des rencontres internes et externes ;

• Organiser des événements corporatifs et des activités annuelles impliquant notamment des représentants gouvernementaux ;

• Prendre en charge l’ensemble de la logistique : sélection des lieux, coordination des fournisseurs, menus, invitations, accueil et déroulement ;

• Assurer un suivi post-événement et la gestion des communications connexes.

Gestion des contacts et des communications (10 % à 15 % – variable)

• Maintenir et mettre à jour un cardex de plus de 1 100 contacts, incluant des partenaires et intervenants gouvernementaux ;

• Coordonner l’envoi d’invitations et les communications officielles ;

• Assurer le suivi des correspondances liées aux dons et commandites ;

• Répondre aux demandes d’information et effectuer les suivis requis.

Suivi logistique et administratif spécifique (15 % à 25 % – variable)

• Gérer la logistique liée à certaines installations corporatives (ex. camp de pêche, condo de Mont-Tremblant) ;

• Assurer les inscriptions et mises à jour au registre des lobbyistes ;

• Produire divers rapports administratifs ;

• Effectuer le suivi des livraisons et des demandes particulières.

Profil recherché

• Expérience dans un rôle d’adjoint(e) auprès d’un membre de la haute direction peut-être un atout ;

• Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités dans un environnement exigeant ;

• Très fortes habiletés rédactionnelles et capacité de synthèse ;

• Sens politique développé, discrétion et jugement professionnel ;

• Grande autonomie, proactivité et souci du détail ;

• Aisance à interagir avec des intervenants de haut niveau, incluant des représentants gouvernementaux ;

• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers avec rigueur et efficacité.

Ce que nous recherchons

Une personne structurée, stratégique et fiable, capable d’anticiper les besoins de la direction et d’agir comme point d’ancrage organisationnel. Quelqu’un qui comprend les enjeux de représentation, qui fait preuve d’un grand professionnalisme et qui contribue activement à l’efficacité et à l’image de l’organisation.

Les avantages

• Rémunération concurrentielle selon l’expérience ;

• Environnement professionnel stimulant et stratégique ;

• Rôle clé auprès d’un membre de la haute direction ;

• Conditions avantageuses et stabilité organisationnelle.