Coordonnateur(trice) service traduction administrative

Description du poste

Vortex Stratégie & recrutement est activement à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) service traduction administrative pour son client, un très réputé cabinet d’avocats national basé au centre-ville de Montréal.

La personne embauchée sera responsable de la gestion des projets de traduction demandant un haut niveau d’attention aux détails et aux délais. Le titulaire, qui travaillera en en étroite collaboration avec les traducteurs, les réviseurs, les gestionnaires de comptes et les clients, évaluera, coordonnera, attribuera, effectuera les suivis nécessaires et livrera les projets de traduction dans le cadre de délais définis. Le titulaire du poste coordonnera toutes les demandes de traduction relatives au développement de la clientèle, à l’administration et aux communications internes, provenant de divers services et sources du cabinet.

Votre rôle et responsabilités

• Travailler en étroite collaboration avec la directrice des services de traduction administrative afin de veiller à ce que tous les projets de traduction soient gérés efficacement et livrés dans les délais demandés tout en répondant aux normes de qualité ainsi qu’aux exigences du cabinet.
• Travailler en étroite collaboration avec les traducteurs et réviseurs administratifs, les gestionnaires de projets et les prestataires de services externes.
• Gérer tous les aspects des projets de traduction administrative, y compris le traitement des mandats, l’évaluation de l’étendue du travail, les délais, la qualité, les coûts et les ressources, ce qui comprend la planification, l’affectation des ressources ainsi que le suivi de toutes les étapes des projets de traduction.
• Évaluer et analyser les demandes et les projets de traduction; proposer des solutions efficaces adaptées aux différents types de demandes.
• Ajuster la planification et les échéances en fonction de l’évolution des priorités, des contraintes et des exigences tout en communiquant avec les clients internes, le cas échéant.
• Planifier les tâches et les assigner aux traducteurs selon le type de demandes, tant à l’interne qu’à l’externe (prestataires de services externes), et leur fournir les détails nécessaires et les précédents (le cas échéant) afin de faciliter le processus de traduction.

• Coordonner les activités de gestion des projets de traduction administrative, les ressources, les outils, la recherche d’informations et de documentation (dans notre système interne de gestion centralisée des dossiers et dans LogiTerm) ainsi que le classement et l’enregistrement des documents et courriels dans notre système de gestion de documents iManage.
• Effectuer la vérification des documents traduits et prêts à être publiés sur le site Web (mise en forme, orthographe et grammaire) et, au besoin, apporter les changements directement dans le système.

• Faciliter une communication et une collaboration efficaces au sein de l’équipe, y compris avec les clients internes et les traducteurs administratifs.
• S’assurer que tous les projets ont été attribués et livrés, veiller à ce que les produits soient livrés à temps en procédant à un suivi et classement très régulier et rigoureux et s’assurer qu’aucune demande n’a été oubliée au moyen de l’outil de gestion des traduction BridgeTerm.
• Faire preuve de rigueur et d’efficacité dans la gestion des relations et les communications avec les clients internes et les prestataires de services de traduction externes, afin d’assurer une efficacité maximale dans une bonne entente et confiance mutuelle.
• Gérer les devis et les factures avec les prestataires de services de traduction externes, vérifier les factures et assurer la coordination avec le service des comptes payables pour le paiement.
• Élaborer des stratégies et processus pour la gestion des projets particuliers ou à grande échelle.
• Participer à la rédaction et à la mise à jour des lignes directrices en matière de gestion de projet et participer au programme d’amélioration des processus pour l’équipe.
• Autres tâches en fonction des besoins.

Exigences

• Diplôme de niveau collégial ou universitaire (diplôme en traduction, un atout) et au moins 3 ans d’expérience professionnelle pertinente dans un environnement professionnel. Une combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience peut être acceptée.
• Haut niveau de bilinguisme, parlé et écrit (le bilinguisme [oral et écrit] est exigé puisque le titulaire de ce poste fera partie d’une équipe desservant une clientèle interne presque exclusivement située dans les autres bureaux du cabinet au Canada)
• Connaissances avancées des fonctions de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Adobe Acrobat, PowerPoint)
• Bonne capacité d’apprentissage de nouveaux logiciels et outils informatiques
• Grand sens de l’organisation, souci du détail et solides compétences en correction d’épreuves
• Capacité à gérer des projets et à utiliser un logiciel de gestion des traductions efficacement.
• Fort esprit d’équipe et excellentes relations interpersonnelles. Capacité à traiter avec diplomatie dans des situations sensibles.
• Excellent service à la clientèle.
• Grande autonomie, flexibilité, polyvalence, capacité à travailler sous pression et capacité à gérer des priorités et des délais multiples.
• Expérience dans un cabinet juridique ou dans le secteur de la traduction, un atout.

Les avantages

• Salaire très concurrentiel selon votre expérience de travail;
• Semaines de vacances dès l’embauche;
• Assurances collectives 100% défrayées par l’employeur
• Régime de retraite avec une contribution employé/employeur
• 4 journées par semaine en télétravail;
• Compte santé
• Et beaucoup plus.

*Le masculin est utilisé afin d’alléger le texte