Vortex Stratégie et recrutement
Description du poste
Vortex Stratégie & recrutement est activement à la recherche d’un.e réceptionniste pour son client, un très réputé cabinet d’avocats national basé au centre-ville de Montréal.
Sous la supervision directe de la Directrice, centre de conférence et événements, le ou la candidat.e apportera son soutien à l’équipe du centre de conférence y compris, mais sans s’y limiter, en assurant le bon fonctionnement de la réception du cabinet.
Votre rôle et responsabilités
- Vérifier le vestiaire et aire d’attente des invités
- Effectuer l’ouverture de la réception
- Recevoir les appels et y répondre
- Réception des procédures judiciaires (livraison par huissiers)
- Accueillir les invités et les diriger dans les salles appropriées
- Annoncer les invités aux avocats et s’assurer avec l’équipe du centre de conférence que tout est prêt pour la rencontre
- Gérer la boite courriel de la réception
- Réserver les salles de conférences dans le logiciel EMS
- Communiquer les besoins spécifiques des clients aux différentes équipes
- Assurer les suivis au près des équipes pour bien compléter les demandes de réservation dans le logiciel EMS
- Insérer toutes les demandes de services dans le logiciel EMS
- Coordonner avec l’équipe d’audiovisuel et du centre de service pour les besoins particuliers
- Tenir le registre des invités du centre de conférence à jour avec leurs spécifications alimentaires
- Réserver, gérer et préparer les documents pour les bureaux visiteurs/hotelling
- Distribuer et gérer les rapports d’usage des coupons de taxi
- Activer les appels d’urgence (médical ou urgence)
- Entrer les factures des traiteurs dans le logiciel EMS
- Traiter la facturation du département d’hospitalité
- Fermer les factures du logiciel EMS
- Coder et vérifier les factures des fournisseurs pour envoyer à la comptabilité
- Remplir et coder les relevés mensuels des cartes de crédit du département
- Comptabiliser l’inventaire des commandes de certains fournisseurs
- Gérer l’inventaire du café exécutif et facturer aux différents départements
- Préparer & imprimer la liste des invités du centre de conférence avec leurs allergies/intolérances à tous les matins pour le buffet
- Assister l’équipe avec les différents besoins opérationnels
Exigences
- Posséder un minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire au sein d’une grande entreprise;
- Compétences organisationnelles impeccables et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
- Un esprit d’équipe indiscutable
- Proactivité
- Aisance à gérer des imprévus et des changements de plans rapides
- Excellentes aptitudes de communication et de service à la clientèle
- Tact et de respect de la confidentialité
- Bilinguisme obligatoire (Français et anglais parlé et écrit);
Les avantages
- Salaire très concurrentiel selon votre expérience de travail;
- Semaines de vacances dès l’embauche;
- Assurances collectives 100% défrayées par l’employeur;
- Programme de régime de retraite avec cotisations de l’employeur
- Services de télémédecine
- Et beaucoup plus.